会社規模の拡大とともに求められた情報セキュリティ認証の取得

ビジネス系イベントの企画・制作・運営、イベント施設運営・管理、コンサルティング、イベント主催、イベント関連プロジェクトの推進など、イベントに関するさまざまな事業・業務を展開している株式会社ホットスケープ。今回、プライバシーマーク（以下、Pマーク）の取得経緯と運用状況、スリーエーコンサルティングとの取り組みなどについて、執行役員 加藤 尚美氏、畑中 朋継氏、井村 佳世氏に話を伺いました。

情報セキュリティのリテラシーを重視するお客様が増加

――イベントに関する事業を多角的に展開されているホットスケープ様がPマークを必要とした背景をお聞かせください。

会社規模が拡大していくなか、公的な情報セキュリティ認証の取得が不可欠な状況になってきたのが背景となります。まずは対外的には、取引に至る過程で情報セキュリティのリテラシーを重視されるお客様が増えてきました。また、すでに取引しているお客様からも、Pマークを取得する予定を問われることがありました。

社内的には、個人情報を取り扱う機会が多い部門ごとに独自のルールを設けて運用したため、ある程度のリテラシーはありました。しかし、会社の規模が拡大してくると、部門に一任しているだけではガバナンスが担保できません。情報漏えい問題が増加傾向にある社会情勢ですから、当社としてもそうした問題で信頼を失墜することは避けたいところです。そこで、会社全体で情報セキュリティレベルを向上させ、サービスの品質とガバナンスを担保する統一のルールづくりが必要だと考えるようになりました。そして、社員全員が目指すべきルールの旗印として挙がったのがPマークでした。

本格的にPマーク取得の取り組みを考え始めたのは、2023年末の会社移転です。移転にともない、書類の管理・保管方法や個人情報の扱い方などの情報セキュリティを見直し、再構築するには絶好のタイミングだと捉え、Pマーク取得の取り組みをスタートさせることにしました。

――ISMSではなく、Pマークを選択した理由をお聞かせいただけますか？

お客様からPマークを求められたというのが大きな理由です。また、当社が扱う個人情報は、お客様、取引先、社員、イベント来場者、イベント登壇者、イベント時にお手伝いいただく登録スタッフなど、多岐にわたります。まずはそういった個人情報を厳重かつ適切に管理したかったことも、Pマークを選定した理由のひとつです。もちろん、将来的にはISMSの取得も視野に入っています。

情報セキュリティの専門家から意見を伺いたい

――さまざまな角度からイベントに取り組んでいるホットスケープ様は、チャレンジすることが会社の特徴だと伺っています。Pマークの取り組みも自社でトライする試みはあったのでしょうか？

おっしゃる通り、「自分たちで体験してみないとお客様と話すときに語れない」というチャレンジングな風土があるため、まずは社内だけで取り組みをプロジェクト化して始めました。2024年の夏から年末にかけて、さまざまな資料を読み漁りながら素人ながら本当に頑張ったと思います。そうした頑張りもあって、なんとかドキュメントの形は作成できました。

ところが、作成したドキュメントの正否が誰も分かりません。「資料に書いてあったからこれで合っているはず」「このやり方とは別のやり方もあるかもしれない」「本当に全部そろっているのか」など、正解が分からないまま用意だけは進めている状態でした。結局、「このままではとん挫しかねない」「審査が不安でこれ以上は進めない」ことから、情報セキュリティの専門家から意見を伺うのがベストという結論に達し、コンサルティング会社に依頼する運びになりました。

寄り添うコンサルティングが期待できる

――Pマークの取得をサポートするコンサルティング会社のなかから、スリーエーコンサルティングを選定した理由をお聞かせください。

ネット検索で数社のコンサルティング会社を比較・検討しました。実際にそれぞれのコンサルティング会社の話も伺い、次の3つの理由からスリーエーコンサルティングを選定させていただきました。

＜寄り添ってくれるコンサルティング＞
当社はイベントに携わるさまざまな事業に関わっているため、業務内容が複雑化しています。一般の企業と同様に扱うと、合致しないところが出てくるかもしれません。そこで、当社に並走して業務の理解を深めながら対応してもらいたい考えていました。各社とお話させていただき、もっとも寄り添うコンサルティング会社だと感じたのがスリーエーコンサルティングでした。

＜豊富な事例を持っている＞
質問した際、さまざまなパターンを挙げながら素早く返信してくれるコンサルティングを求めていました。そのためには事例の多さ、すなわち、豊富な経験・ノウハウの蓄積が大事だと考えて比較・検討を実施。その結果、100名を超えるコンサルタントが在籍しているスリーエーコンサルティングの豊富な事例は、本当に素晴らしいと感じました。

＜効率的に取得できる＞
Pマーク取得のプロジェクトチームのメンバーは、主軸の業務を行いながら取り組んでいます。自力での取り組みでは、かなりの負担を強いられましたから、今後は主軸の業務に支障をきたすような取り組みにはしたくないという思いがあり、どれだけ効率的に取得できるかを重視しました。スリーエーコンサルティングの場合、Pマークアシストという自社のクラウドツールを活用し、情報共有をしながら対応しているとのこと。これにより、数多くの顧客を抱えながらも、効率的なコンサルティング業務が可能になっていると伺いました。当社も学びたくなるような業務スタイルだったため、ぜひスリーエーコンサルティングにお願いしたいと考えました。

――実際にPマークを取得するまでのプロセスを教えてください。

2025年4月に依頼し、まずは当社で作成したドキュメントをアセスメントしていただきました。スリーエーコンサルティングからは「独自の取り組みでこれだけ丁寧なものができているのには驚きました」という言葉をもらい、まずは一安心。その後、月1回程度のペースでオンラインミーティングを重ね、時流にそぐわない箇所の修正や、足りない箇所の追記などを行いながら進めていきました。おかげさまで、10月には現地審査を終え、12月には取得できる運びとなりました。

いつでも問い合わせできる安心感がある

――スリーエーコンサルティングに依頼して得られた効果があれば、ぜひお聞かせください。

以下のような効果を感じています。

＜いつでも問い合わせできる安心感＞
ミーティングやチャットなどを通じ、いつでも問い合わせできる安心感があります。しかも、直接担当していただいているコンサルタントが不在でも、別の方がすぐにフォローしてくれますから、いつも素早い返信が期待できます。スリーエーコンサルティングのおかげで、分からないことに苦悩していた状況はなくなりました。

＜スケジュールが明確に＞
以前は社内に対して、Pマーク取得に取り組んでいることは明言できても、詳しい状況を大きな声で語ることはできませんでした。スリーエーコンサルティングに依頼後は、年末までの取得を目指すスケジュールを立てていただき、その通りに進めて実際にPマークを取得。スケジュールが明確でしたから、社員に向かって進行状況やお願い事項などをしっかり伝えることができました。

＜使い勝手が良いPマークアシスト＞
ドキュメントもスケジュールもPマークアシストで一元管理されているため、プロジェクトチームでの情報共有がスムーズです。確認したいことがあれば、まずはPマークアシストを閲覧する流れになっています。直感的に使える操作性も特筆できるポイントです。

＜効率的に実施できた社員教育＞
社員への教育は、スリーエーコンサルティングの教育コンテンツを用いて実施しました。ただし、イベント施設の管理業務に携わる業務委託先に常駐する社員もいるため、働き方に合わせて教育内容を変えるべきかについて、常駐先の情報セキュリティ基準との差別化などについては、スリーエーコンサルティングに相談しました。このときの的確なアドバイスのおかげで、全社員への教育はおよそ2週間で終えることができました。

作業時間は約1/10

――スリーエーコンサルティングに依頼し取得するまでの間、定量化できる効果があれば教えてください。

自社のみで取り組んでいたときと比べると、書類やドキュメント作成に割く時間が大幅に減少したため、作業時間は約1/10になったと感じます。しかも、作成した書類もチェックまでお願いすることができます。おかげさまで、精神的な不安も軽減されました。

豊富な実績があるプロのアドバイスは必要

――Pマークの取得や運用に悩まれている企業は、世の中にたくさんあるのではないかと推測しています。そういった企業に向けて、ISMSを円滑に運用されている御社からアドバイスをお願いできますか？

危機意識が醸成されるきっかけにもなるので、あれこれ社内で悩むのは決して悪いことだとは思っていません。ただし、半年以上ずっと悩んだ当社の経験から、プロのアドバイスは必要だというのが正直なところです。そして、コンサルティング会社を選ぶなら、豊富な実績をベースに効率的に進めることができるスリーエーコンサルティングは間違いなくおすすめです。スリーエーコンサルティングは担当窓口1人だけではなく、会社全体で向き合う体制ですから、お願いする側はとても安心できます。これからPマーク取得を目指すのであれば、ぜひご検討ください。